Alle onderwerpen
Controlelijsten en de oplevering
Voor wie? De werfleider (controlelijsten), de projectleider (sjablonen en oplevering) en de boekhouder (inhouding vrijgeven).
Wanneer? Controlelijsten: telkens als een stuk werk klaar is. Oplevering: op het einde van de werf.
± 5 min lezen
In het kort
- Vaste controlelijsten: jij vindt de gebreken, niet de klant.
- Proces-verbaal van oplevering met handtekening van de klant op de tablet.
- Opleverpunten worden vanzelf taken met een verantwoordelijke en een deadline.
Waarom?#
Controlelijsten. Voor je werk "klaar" noemt, controleer je het: liggen de tegels vlak, zijn de voegen gevuld, zit er geen barst in? Met een vaste lijst vergeet je niets, en elke controle werkt op dezelfde manier, wie ze ook doet. Een punt dat niet in orde is, wordt automatisch een probleem dat iemand moet herstellen (Problemen en gebreken opvolgen).
De oplevering. Dat is het moment waarop de klant het werk officieel overneemt. In België gebeurt dat meestal in twee keer:
| Voorlopige oplevering | Definitieve oplevering | |
|---|---|---|
| Wanneer? | Als het werk klaar is | Meestal 1 jaar later |
| Wat gebeurt er? | De klant bekijkt alles. Kleine gebreken komen op een lijst, die je nog moet herstellen. | De klant bevestigt dat alles hersteld is en dat er geen nieuwe gebreken zijn. |
| Gevolg | De klant neemt de woning in gebruik. De 10-jarige aansprakelijkheid begint te lopen. | De werf is helemaal afgesloten. |
| Inhouding | Vaak krijg je de helft van de inhouding terug | Je krijgt de rest terug |
Van elke oplevering maak je een proces-verbaal: een verslag met wie er was, wat er nog moet gebeuren, en de handtekening van de klant. Dat is je bewijs.
Eenmalig (voor de projectleider): sjablonen voor controlelijsten#
Een sjabloon is een lijst met vaste controlepunten per soort werk. Je maakt ze één keer, en gebruikt ze op elke werf.
Ga naar Bouw > Sjablonen controlelijsten en klik op Nieuw.
Geef het sjabloon een naam, bijvoorbeeld Controle vloertegels, en kies de Soort werk.
Voeg bij Controlepunten per punt een regel toe. Schrijf elk punt zo dat het antwoord ja of nee is. Bij Toelichting zet je eventueel hoe je het controleert.
Klik op het wolkje om op te slaan.
Een controlelijst invullen (de werfleider)#
Ga naar Bouw > Controlelijsten en klik op Nieuw.
Vul in: een naam, de Werf, het Sjabloon, het Hoofdstuk van de meetstaat en de Locatie (bijvoorbeeld Woonkamer). Zodra je een sjabloon kiest, verschijnen de controlepunten.
Kies per punt een Resultaat:
OK: in orde;
Niet OK: niet in orde. Schrijf bij Opmerking wat er mis is, en neem een foto;
N.v.t. (niet van toepassing): dit punt geldt hier niet, of komt later.
Bovenaan zie je de teller: hoeveel punten OK, Niet OK, N.v.t. en nog te controleren zijn.
Staat Te controleren op 0, klik dan op Afronden en bevestig met Ok.
Voor elk punt dat Niet OK is, maakt Odoo automatisch een probleem aan, met de werf, de locatie, de opmerking en de foto. Je ziet het in de kolom Probleem/gebrek. De controlelijst staat nu op Afgerond.
De oplevering voorbereiden (de projectleider)#
Ga naar Bouw > Opleveringen en klik op Nieuw.
Vul in:
Veld Wat vul je in? Werf De werf die opgeleverd wordt. De Klant komt er vanzelf bij. Soort Voorlopige of Definitieve oplevering Datum De dag van de oplevering Vertegenwoordiger aannemer Wie er namens jouw bedrijf bij is Tabblad Aanwezigen: voeg wie er was toe, met zijn rol: klant, architect, aannemer, onderaannemer of andere.
Tabblad Opleverpunten: de opmerkingen van de klant en de architect tijdens de rondgang. Per punt: wat er moet gebeuren, wie verantwoordelijk is, en tegen wanneer.
Klik op Openstaande problemen toevoegen. Odoo zet alle problemen van deze werf die nog niet afgesloten zijn, mee op de lijst. Zo zit alles in één verslag.
De klant laat ondertekenen#
Vul bij Ondertekend door de naam in van wie tekent.
Laat de klant tekenen in het vak Handtekening, op een tablet of telefoon met de vinger, of op de computer met de muis.
De klant tekent Klik op Ondertekenen en bevestig met Ok.
Wat gebeurt er dan?
De oplevering staat op Ondertekend en is vergrendeld: niemand kan ze nog wijzigen.
Elk opleverpunt wordt een probleem, met de verantwoordelijke en de deadline. Zo volg je het herstel op zoals in Problemen en gebreken opvolgen.
Het ondertekende proces-verbaal wordt als PDF in de chatter bewaard.
Het proces-verbaal afdrukken#
Klik op Afdrukken voor het proces-verbaal als PDF, om naar de klant en de architect te sturen.
De inhouding vrijgeven (de boekhouder)#
Na de oplevering krijg je (een deel van) de ingehouden waarborg terug (Inhoudingen en voorschotten).
Open het contract en klik bovenaan op Inhouding vrijgeven.
Kies bij Vrijgave bij de Voorlopige of Definitieve oplevering, en de Opleveringsdatum.
Odoo toont wat er ingehouden is en wat er nog vrij te geven is. Bij een voorlopige oplevering stelt het de helft voor. Pas het bedrag aan als je contract iets anders zegt.
Klik op Factuur aanmaken. Odoo maakt een conceptfactuur voor de klant, met dezelfde btw als de inhouding.
Bij de definitieve oplevering doe je hetzelfde voor de rest.
Tips#
Doe de controlelijsten vóór de oplevering. Zo vind jij de gebreken, en niet de klant.
Neem tijdens de rondgang foto's van elk opleverpunt. Bij discussie later heb je bewijs.
Laat altijd ter plaatse tekenen. Een verslag zonder handtekening is veel minder waard.
Zet een herinnering voor de definitieve oplevering, één jaar na de voorlopige.