Materiaal aanvragen vanaf de werf

Voor wie? De werfleider (vraagt aan), de projectleider (keurt goed), de aankoper (bestelt).

Wanneer? Telkens als er materiaal nodig is op de werf.

± 3 min lezen

In het kort

Geen telefoontjes of losse bestellingen met de bedrijfskaart meer.
De projectleider keurt goed en bewaakt zo zijn budget.
De aankoper bundelt aanvragen van alle werven per leverancier.

Waarom?#

Zonder systeem belt de werfleider zelf een leverancier of betaalt hij met de bedrijfskaart, en weet niemand op kantoor wat er besteld is of voor welke werf. Met werfaanvragen:

de werfleider vraagt aan: wat, hoeveel, wanneer, en voor welke post;
de projectleider keurt goed, want hij bewaakt het budget;
de aankoper bestelt bij een leverancier, of levert uit het eigen magazijn;
de werfleider volgt de status op, zonder te bellen.

Concept → Aangevraagd → Goedgekeurd → In bestelling → Besteld → Geleverd
(werfleider)  (werfleider)  (projectleider)      (aankoper)

Voorbereiding: producten#

De werfleider kiest uit bestaande producten, en mag zelf geen producten aanmaken. Zorg dat de materialen die je vaak gebruikt, bestaan:

Ga naar Inkoop > Producten > Producten en klik op Nieuw.
Vul de naam in, kies Type: Goederen en vink Kan worden ingekocht aan.
Vink Voorraad bijhouden alleen aan voor materiaal dat je op voorraad in je eigen magazijn houdt.

Stap 1 – De werfleider vraagt aan#

Ga naar Bouw > Werfaanvragen en klik op Nieuw.
Vul in:
- Werf
- Gewenste leverdatum
- Werfadres: standaard het adres van de klant. Wordt gebruikt bij een levering uit het eigen magazijn.
- eventueel een Opmerking
Voeg bij Lijnen per product een regel toe: Product, Hoeveelheid en Meetstaatpost.

Klik op Indienen. De status wordt Aangevraagd, en de regels liggen vast.

Stap 2 – De projectleider keurt goed#

Open de aanvraag en klik op Goedkeuren, of op Afwijzen. De projectleider krijgt hiervoor automatisch een activiteit.

Stap 3 – De aankoper bestelt#

De aankoper ziet alle goedgekeurde regels van alle werven samen, zodat hij ze per leverancier kan bundelen.

Ga naar Inkoop > Orders > Werfaanvragen.
Goedgekeurde aanvraagregels voor de aankoper
Vink de regels aan die je bij dezelfde leverancier bestelt.
Klik op Aankooporder maken, kies de Leverancier en bevestig.
Aankooporder maken
Ligt het materiaal in je eigen magazijn? Klik dan op Leveren uit voorraad. Odoo maakt een levering van je magazijn naar het werfadres.
Odoo maakt een offerteaanvraag aan, met de werf al ingevuld in de kolom Analytisch.
Kies op elke regel bij Werf de werf en bij Meetstaatpost de post. Zonder post komt de kost op de standaardpost van het contract, of moet je ze later toewijzen (Kosten opvolgen: verdien ik geld op deze werf?).
Vul de prijs aan als dat nodig is, en klik op Bevestig order.

Stap 4 – Opvolgen#

De werfleider ziet per regel de status, de bestelde en geleverde hoeveelheid, en het nummer van de aankooporder.

Zodra de ontvangst op de aankooporder gevalideerd is, gaat de status naar Geleverd.

Tips#

Bundel aanvragen van dezelfde leverancier in één aankooporder. Zo bespaar je leveringskosten.
Vul altijd de meetstaatpost in, op de aanvraag én op de aankooporder. Dan zie je in de kostenopvolging per post wat het materiaal kostte.