Een vorderingsstaat maken en factureren

Voor wie? De projectleider (staat opmaken en indienen) en de boekhouder (factureren).

Wanneer? Meestal maandelijks, zoals afgesproken in het contract.

± 2 min lezen

In het kort

Vorige, deze periode en tot op heden: automatisch berekend.
Na goedkeuring door de architect is de factuur één klik.
Nooit dubbel of te weinig gefactureerd.

Waarom?#

Een aannemer kan niet wachten tot het einde van de werf om betaald te worden. Daarom factureert hij regelmatig wat er al gebouwd is. Het overzicht daarvan heet een vorderingsstaat. Daarin staat per post:

Vorige: wat al eerder gefactureerd is;
Deze periode: het nieuwe werk;
Tot op heden: alles samen.

De architect controleert de staat. Na goedkeuring maak je er de factuur van.

Concept  →  Ingediend  →  Goedgekeurd  →  Factuur
(opmaken)   (cijfers liggen vast,  (architect/klant    (één klik)
             registraties           akkoord)
             vergrendeld)

Stap 1 – De staat opmaken#

Zorg dat de uitgevoerde hoeveelheden tot de einddatum geregistreerd zijn (Uitgevoerde hoeveelheden registreren).
Ga naar Bouw > Vorderingsstaten, of open het contract en klik op Staten.
Klik op Nieuw en vul in:
- Contract: de werf
- Datum vorderingsstaat: de datum van het document
- Einde periode: tot welke datum de registraties meetellen
Klik op het wolkje om op te slaan. Odoo zet alle registraties tot de einddatum in de staat. Zie je ze niet, klik dan op Cijfers bijwerken.

Met Afdrukken krijg je de staat als PDF, om naar de architect of de klant te sturen.

Stap 2 – Indienen#

Klik op Indienen en bevestig. De cijfers liggen nu vast, en de registraties tot de einddatum zijn vergrendeld.

Stap 3 – Goedkeuren#

Gaat de architect of de klant akkoord, klik dan op Goedkeuren en bevestig. Odoo bewaart wie de goedkeuring registreerde en wanneer.

Stap 4 – De factuur maken#

Klik op Factuur aanmaken. Odoo maakt een conceptfactuur voor de klant:
- per hoofdstuk één regel met het bedrag van deze periode;
- met het btw-regime van het contract (Het btw-regime van een werf);
- met de PDF van de vorderingsstaat als bijlage;
- eventueel met inhouding en verrekening van een voorschot (Inhoudingen en voorschotten).
Controleer de factuur en klik op Bevestigen. De factuur krijgt haar nummer.

Met Verzenden mail je ze naar de klant, met Afdrukken krijg je de PDF. Bij 6 % staat de wettelijke vermelding automatisch onderaan.

Het resultaat#

Op het contract zie je bij Uitgevoerd het percentage van de werf dat al af is. Op het tabblad Totalen per hoofdstuk zie je per hoofdstuk hoeveel er uitgevoerd is.

De volgende maand doe je hetzelfde. De nieuwe staat toont dan bij Vorige wat al gefactureerd is, en factureert alleen het nieuwe werk.

Tips#

Staat de factuur in een andere taal, bijvoorbeeld "Invoice" in plaats van "Factuur"? Zet de taal van de klant op Nederlands (Contacten > klant > taal).
Zolang een factuur in concept staat, heet ze "Proforma". Pas na Bevestigen is ze een echte factuur.