Alle onderwerpen
Inhoudingen en voorschotten
Voor wie? De projectleider en de boekhouder.
Wanneer? Bij de start van de werf (inhouding instellen, voorschot factureren) en bij de oplevering (inhouding vrijgeven).
± 3 min lezen
In het kort
- De inhouding en de verrekening van het voorschot staan vanzelf op elke vorderingsfactuur.
- Je weet altijd hoeveel waarborg er nog openstaat.
- Bij de oplevering factureer je de waarborg terug in een paar klikken.
Waarom?#
De inhouding (waarborg). Op elke vorderingsfactuur houdt de klant een klein percentage achter, vaak 5 %. Dat geld is een zekerheid: als er bij de oplevering gebreken zijn, kan de klant ze laten herstellen. De aannemer krijgt de inhouding terug bij de oplevering, vaak de helft bij de voorlopige en de rest bij de definitieve oplevering.
Het voorschot. De klant betaalt vóór of bij de start een bedrag, zodat de aannemer dure materialen kan bestellen zonder ze zelf voor te schieten. Het voorschot wordt stap voor stap afgetrokken van de volgende vorderingsfacturen. Op het einde betaalt de klant dus nooit meer dan de contractprijs.
De app rekent beide automatisch uit op elke vorderingsfactuur.
Een inhouding instellen#
Open het contract en ga naar het tabblad Inhoudingen & voorschotten.
Vul bij Inhouding (%) het afgesproken percentage in, bijvoorbeeld
5.Klik op het wolkje om op te slaan.
Vanaf nu houdt Odoo dat percentage in op elke nieuwe vorderingsfactuur van deze werf. Facturen die al bestaan, veranderen niet.
Een voorschot factureren#
Klik bovenaan het contract op Voorschotfactuur maken.
Kies Percentage van het contract of Vast bedrag, en vul het in.
Odoo toont het bedrag van het voorschot en het maximale voorschot. Je kunt geen voorschot vragen voor werk dat al gefactureerd is.
Voorschotfactuur maken Klik op Factuur aanmaken. Er verschijnt een conceptfactuur met het btw-regime van de werf. Klik op Bevestigen.
Op de volgende vorderingsfactuur#
Op elke vorderingsfactuur staan nu automatisch twee extra regels:
| Regel | Hoe rekent Odoo het uit? |
|---|---|
| Inhouding waarborg | Het percentage van het werk van deze periode. Bijvoorbeeld 5 % van € 2.490 = € 124,50. |
| Verrekening voorschotten | Hetzelfde percentage als het voorschot, toegepast op het werk van deze periode. Was het voorschot 20 % van het contract, dan wordt telkens 20 % afgetrokken: 20 % van € 2.490 = € 498. |
Zo is het voorschot precies verrekend als de werf af is.
Opvolgen#
Op het tabblad Inhoudingen & voorschotten zie je altijd:
hoeveel er ingehouden is, hoeveel al vrijgegeven, en hoeveel er nog vrij te geven is;
hoeveel voorschot er gefactureerd is, hoeveel al verrekend, en hoeveel er nog te verrekenen is.
De inhouding vrijgeven bij de oplevering#
Bij de oplevering factureer je de ingehouden waarborg terug aan de klant. Dat verhoogt je factuur, want de klant betaalt het achtergehouden geld nu alsnog.
Klik bovenaan het contract op Inhouding vrijgeven.
Kies het moment: voorlopige of definitieve oplevering, met de datum van de oplevering.
Odoo stelt het bedrag voor dat nog vrij te geven is. Je kunt het aanpassen, bijvoorbeeld de helft bij de voorlopige oplevering.
Klik op Factuur aanmaken en bevestig de factuur.
Na de definitieve vrijgave houden nieuwe vorderingsfacturen niets meer in.
Tips#
Spreek inhouding en voorschot af in het contract met de klant, en vul ze in de app in vóór de eerste vorderingsstaat.
De boekingen gaan naar de rekeningen uit Instellingen > Facturatie (blok Bouw): de rekening inhoudingen en de rekening voorschotten. Bij een Belgisch bedrijf zijn die standaard al ingevuld.